ADMINISTRASI TATA USAHA

ADMINISTRASI TATA USAHA
A. Pengertian tata usaha
Tata usaha adalah adalah kegiatan yang dilakukan meliputi, membantu proses belajar mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian, peralatan sekolah, urusan infrasturcture sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium, perpustakaan dan hubungan masyarakat (Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di Bogor: 1996).
Sedangkan menurut Moch. Rifai (1987: 51) dalam Baharudin (2004: 215) administrasi tata usaha adalah salah satu kegiatan administrasi pendidikan di sekolah. Dalam bahasa Inggris istilah tata usaha di sebut dengan “clerical work” office menegement or recording and report system. Yang mengandung pengertian yaitu kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan, penmgumpulan, penyimpanan data, dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membentu pimpinan dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan mengenai kegiatan sekolah tersebut.
Selanjutnya The Lian Gie (1974: 176) menambahkan bahwa pengertian administrasi tata usaha adalah kegiatan meliputi sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan alat tulis tentang keterangan-keterangan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan keteranagn-keterangan dengan maksud menyajikan bentuk yang lebih berguna
4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan
5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak yang lain
6. Menyimpan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat yang aman.

B. Kegiatan dalam ketatausahaan
Menurut Prajudi Atmosudirjo (1976: 159) kegiatan ketatausahaan meliputi: Perencanaan, koordinasi, pengendalian, monitoring dan evaluasi kegiatan ketatausahaan dan administrasi.Tugas-tugas
1. Menyusun program kerja ketatausahaan atau administrasi sekolah (bulanan,triwulan, semesteran dan tahunan) dalam rangka kelancaran kegiatan ketata usahaan/ administrasi;
2. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan/dana, sarana, administrasi ketatausahaan, kepegawaian dan statistik sekolah, sesuai dengan petunjuk atau pedoman dan peraturan yang berlaku untuk mencapai tujuan pelayanan administrasi yang baik;
3. Mengelola tugas rutin ketata usahaan, antara lain: surat menyurat,inventarisasi, dokumentasi atau agenda, pembukuan keuangan, Mengatur dan mendokumentasikanadministrai kepegawaian dan sarana; presensi pegawai, penyajian data statistik, pembuatan laporan rutina atau insidental, dan menghimpun data administrasi sekolah;
4. Mengkoordinasikan pegawai tata usaha dan teknisi dalam kelancaran pelaksanaan tugas sesuai tanggungjawab masing-masing;
Sedangkan Menurut Soebroto (1972: 49) Kegiatan Tata Usaha Sekolah terdiri dari :

a. Administrasi kepegawaian
Buku pedoman Administrasi Kepegawaian menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian, tugas dan tanggung jawab pengelolaan satuan pendidikan dan peningkatan tata usaha kepegawaian di sekolah. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Penggunaan format ini sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai /guru berkelangsungan, berdasarkan ketentuan perundang –undangan yang berlaku.
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
a) File Guru dan pegawai ( Dikumen guru dan pegawai )
Merupakan kumpulan data / berkas-berkas masing – masing guru dan pegawai seperti SK. Pengangkatan pertama sampai dengan terakhir, SK berkala, Karpeg, Taspen, Ijasah, dll. Manfaat dari file guru dan pegawai untuk memudahkan mencari data dan mencari arsip-arsip data guru dan pegawai.
b) Buku induk guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi data–data guru dan pegawai manfaatnya untuk mengetahui jumlah guru yang ada, dan urutan yang ke berapa mulai berada di instansi tersebut dll.
c) Buku kendali ( buku jadwal kenaikan gaji berkala dan kenaikan tingkat )
Merupakan buku yang berisi tentang jadwal kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala bagi guru dan pegawai. Manfaatnya untuk mengetahui kapan guru atau pegawai akan naik pangkat dan kenaikan berkala.
d) Buku DP3
Merupakan buku yang berisi sekumpulan nilai atas prestasi kerja yang dilakukan. Manfaaatnya untuk syarat kenaikan pangkat dll.
e) Buku DUK
Merupakan daftar urutan pangkat guru dan pegawai. Mafaat DUK untuk mengetahui urutan pangkat tertinggi sampai yang terendah.
f) Buku Catatan kemajuan guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi tentang kejadian yang dilakukan oleh masing – masing guru dan pegawai.
g) Buku cuti pegawai dan guru
Merupakan buku yang berisi tentang guru dan pegawai yang mengajukan cuti. Contoh Cuti Melahirkan, Cuti besar dll.
h) Buku mutasi pegawai
Merupakan buku yang berisi tentang catatan guru dan pegawai yang mutasi masuk atau mutasi keluar. Manfaat dari buu ini untuk mengetahui berapa guru dan pegawai yang berasal dari pindahan/mutasian dll.
i) Buku data sertifikat pelatihan/seminar guru dan pegawai
Merupakan buku yang berisi data masing-masing guru dan pegawai yang telah mengikuti pelatihan / seminar. Manfaat dari buku ini untuk mengetahui
berapa banyak dan macam pelatihan yang telah diikuti oleh guru dan pegawai.
j) Rencana pengembangan SDM
Merupakan program sekolah yang dibuat oleh masing- masing urusan yang ada di sekolah, ini tertuang di dalam RAPBS.
k) Analisis kebutuham guru
Yaitu untuk mengetahui berapa jumlah guru yang ada sesuai dengan bidang studi dan berapa jumlah guru yang kurang sehingga ketemu berapa jumlah guru yang dibutuhkan. (Tentunya dengan menggunakan rumus kebutuhan guru ).

b. Administrasi ketatausahaan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1) Program kerja tata usaha
Merupakan rencana kerja ketatausahaan yang akan dilakukan selama tahun pelajaran berlangsung dengan bertujuan supaya dalam melaksanakan tugas terarah sesuai program yang dibuat.
2) Absensi dan rekap absen guru dan pegawai
Yaitu digunakan untuk mrngetahui kehadiran dan tidak kehadiran guru/pegawai dan jam berapa hadir dan jam berapa pulang sedangkan rekap untuk mengetahui berapa jumlah masing-masing guru yang tidak hadir dalam satu bulan.
3) Buku agenda masuk keluar yaitu mencatat surat – surat masuk dan keluar.
4) Buku ekspedisi yang digunakan untuk tanda terima bila mengantarkan surat
5) Sistem penyimpanan arsip
Yaitu surat masuk dan surat keluar disimpan sesuai dengan kode-kode yang ada dan diurutkan sesuai tanggal masuk atau keluar tujuan dari system menyimpanan ini untuk memudahkan mencari kembali surat yang masuk dan surat yang kelauar dll.
6) Pemanfaatan SIM/SIN/TIN yaitu untuk mengetahui perkembangan suatu sekolah.

c. Administrasi keuangan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Kas Umum
Merupakan buku yang mencatat penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan oleh bendahara tujuannya untuk mengetahu berapa jumlah uang yang masuk dan berapa jumlah uang yang keluar sehingga bisa ketemu berapa saldonya setiap bulan
2. Buku Kas Pembantu merupakan buku catatan pengeluaran secara rinci per mata anggaran.
3. Laporan keuangan yaitu laporan keuangan sekolah yang dipertanggungjawabkan oleh Kepala Sekolah dan Bendahara

d. Administrasi barang
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Induk / Inventaris barang yaitu buku yang mencatat tentang barang yang telah diperoleh baik dari pembelian dari droping maupun dari bantuan
2. Buku Non Inventaris adalah buku yang mencatat barang-barang yang habis pakai baik dari pembelian maupun bantuan.
3. Buku Pemeliharaan adalah buku yang yang mencatat tentang barangbarang inventaris yang di perbaiki.
4. Buku kendali / stok barang adalah buku yang mencatat masing-masing barang untuk diketahui berapa jumlah barang yang masuk dan berapa jumalah barang yang keluar sehingga diketemukan sisa barang.

e. Administrasi kesiswaan
Dalam hal tersebut yang perlu disiapkan / disediakan :
1. Buku Induk Pegawai yaitu buku yang mencatat tentang diri siswa yang diurutkan sesuai dengan nomor induk siswa, selain data juga ditampilkan foto siswa serta juga ditampilkan data pelaporan penilaian hasil belajar siswa.
2. Klaper yaitu buku yang mencatat nama siswa menurut abjad
3. Buku mutasi masuk, keluar yaitu buku yang mencatat siswa yang pindah sekolah atau DO, serta mencatat siswa yang mutasi masuk di dalam buku mutasi juga terdapat rekapitulasi keadaan siswa buku ini setiap bulan dipertanggung jawabkan kepada Kepala Sekolah.
4. Buku Prestasi yaitu buku yang mencatat prestasi yang diraih siswa baik akademis maupun akademisi
5. Rekap absen siswa yaitu buku rekap yang berisi tentang rekap masing –masing siswa yang tidak hadir dalam satu bulan.
6. Buku kumpulan nilai yaitu buku yang berisi tentang kumpulan nilai dari beberapa bidang studi mulai dari semester satu sampai semester dua manfaat dari buku ini untuk dipindahkan di buku induk siwa dalam lembaran pelaporan hasil belajar siswa.
7. Daftar nominatif siswa adalah daftar susunan nama siswa yang akan mengikuti Ujian Akhir Nasional
8. Foto copy ijasah/ DHUN/ Transkip atau sertifikat siswa dan tamatan adalah kumpulan ijasah siswa yang telah lulus, dikelompokkan sesuai tahun pelajaran
9. Rapor siswa adalah Buku hasil belajar siswa yang diberikan kepada siswa setiap semester
Sedangkan menurut Bambang Samsul Arifin (2004: 218) kegiatan administrasi itu meliputi tiga hal yaitu: Administrasi kesektariatan, administrasi tata usaha bidang pengajaran, dan pengaturan tata ruang kantor
Selanjutnya menurut Baharudin (2004: 217) menambahkan bahwa dalam pelaksanaan kerjanya kegiatan ketatausahaan harus dilakukan secara efisien artinya memiliki tujuan mencapai hasil yang tinggi dari hasil usaha itu dengan cepat dan rapi.
Ada beberapa asas-asas kerja efisien tersebut diantaranya:
a. Asas Perencanaan meliputi hal-hal yang akan dikerjakan untuk mencapai suatu tujuan.
b. Asas Penyederhanaan meliputi kegiatan kerja yang selit menjadi mudah, kemudian menghemat pikiran, gerak, jarak dan materi.
c. Asas Penghematan yaitu mencegah pembiayaan yang mahal dan pemakaian benda berlebihan.
d. Asas Penghapusan yaitu menghapus kegiatan yang tidak berhubungan dengan hasil kerja.
e. Asas Penggabungan yaitu menggabungkan pekerjaan yang memiliki persamaan agar dapat dikerjakan dalam satu langkah.
Kemudian Oteng sutisna (1989: 147-148) menegaskan bahwa prinsip dalam administrasi kantor adalah sebagai berikut:
1. Pahami fungsi-fungsi administrasi yang ada di sekolah
2. Kembangkan dan nilai secara periodik suatu sistem pencatatan yang terintegrasi.
3. Persiapakan dalam tulisan-tulisan untuk setiap tugas pokok dan tentukan penanggung jawaban bagi setiap tahapan-tahapan, tugas-tugas, transaksi dan memelihara cacatan.
4. Sediakan kesempatan bagi staf sekolah untuk mendiskusikan fungsi, tugas, prosedur, dan catatan-catatan.
5. Gunakan catatan dan laporan sebagai pelayan kepada organisasi terutama sebagai pengukur dan alat kontrol.

C. Peran atau Kegunaan tata usaha
Kegunaan administrasi tata usaha dalam suatu lembaga pendidikan menurut Afifudin (2004:217) adalah sebagai berikut:
a. Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pempinan sekolah, guru-guru atau personal lainnya, terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
c. Melancarkan perkembangan sekolah sebagai kesatuan yang hidup

D. Pengawasan dalam bidang tata usaha
Fungsi pengawasan dalam tata usaha ini bertujuan untuk mengawasi dan memeriksa agar apa yang direncanakan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.
Sedangkan menurut Afifudin (2004: 228) hal-hal yang harus menjadi pengawasan adalah:
1. Jumlah hasil kerja,
2. Mutu hasil kerja
3. Kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan para pegawai
4. Pemakaian uang secara sah dan efisien
5. Pembelian, penggunaaan, dan pemeliharaan barang perbekalan dengan tepat.
6. Penataan dan pemakain ruang kerja yang baik
7. Penggunaan waktu untuk kepentingan yang bersangkutan
8. Metode kerja.